Für die Vereinsarbeit wurde eine gute Ausgangsbasis geschaffen.

Nach Artikel 57 Abs. 1 der Gemeindeordnung gehört die Archivpflege zu den Aufgaben des eigenen Wirkungskreises einer Gemeinde. Der Kommentar zu dieser Archivpflege lautet:
Einem gut geführten Gemeindearchiv kommt als dem „schriftlichen Gedächtnis“ der Gemeinde ein hoher geschichtlicher Wert, oft aber auch rechtliche Bedeutung zu. Dem Archivwesen wird dabei jenes Schrifttum zugerechnet, das für den laufenden Geschäftsgang nicht mehr benötigt wird, wegen seiner zeitgeschichtlichen Bedeutung aber dennoch aufhebenswert erscheint. Das Archiv schließt sich somit an das Registraturwesen an, unter dem man die geordnete Aufbewahrung der für den laufenden Geschäftsbetrieb noch benötigten Akten und Unterlagen versteht und zu dessen geordneter Führung die Gemeinde verpflichtet ist. Archivgut kann jedoch auch wieder aktuelle rechtliche Bedeutung erhalten, wenn z. B. hinsichtlich der Frage der früheren Ausübung von Gemeindenutzungsrechten Unklarheiten bestehen. Während das Registraturwesen die interne Gemeindeverwaltung betrifft und durch Dienstanweisung des Bürgermeisters geregelt wird, ist den Gemeinden eben durch diesen Artikel 57 der Gemeindeordnung die Aufgabe auferlegt, ein für die Bürger zugängliches Archiv in der Form einer öffentlichen Einrichtung zu unterhalten.
Das ist eigentlich nichts Neues, die Gemeindeordnung gibt es schon seit vielen Jahrzehnten. Mit Ministerial-Amtsblätter wurden die Gemeinden seit 1971 immer wieder auf die Bedeutung des Archivwesens und den sich daraus ergebenden Verpflichtungen durch die Gemeinden hingewiesen.
In vielen Gemeinden, auch in Wittislingen, war man sich dieser Aufgabe nicht bewusst oder hat man sie wegen des Arbeitsaufwandes nicht gemacht. In vielen Fällen hatten die Bürgermeister niemanden, der bereit war, diese Aufgabe zu übernehmen. Die Vorgehensweise stellte zudem ein Problem dar.
Mit dem Umzug im Jahre 1983 vom alten Rathaus (Archiv und Gemeindeunterlagen) und von den seit 1978 provisorisch eingerichteten Büroräumen ins neue heutige Rathaus begannen die nicht mehr systematischen Aufbewahrungen im Dachboden des neuen Hauses. Teils in alten Holzregalen, dann auf Tischen und dann auf dem Fußboden.
Es vergingen weitere 38 Jahre. So langsam ging die Suche los, wo ist noch ein freier Platz zur Ablage auf dem Dachboden.

Ungeordnete Dokumente

Unzulängliche Aufbewahrung

Die alten und neuen Bücher, die Dokumente und das Archivgut waren Jahrzehnte der sommerlichen Hitze und den winterlichen Temperaturen unter dem nicht isolierten Dach ausgesetzt.

In Eigeninitiative hat sich Harald Lemmer aufgemacht, um den Dachboden im Rathaus zu ordnen. Bürgermeister Hörl hatte seine Unterstützung zugesagt.

Ordnung in das Chaos bringen

Es sah zunächst nach einer unlösbaren Aufgabe aus, die vielen ungeordneten Einzeldokumente, von Staub und Dreck bedeckt, zu sortieren und die teils sehr schwierigen Handschriften von früher zu lesen. Nach ein paar Monaten stellte sich das Glück ein, dass Thomas Weber zur Mitarbeit gewonnen werden konnte.
Es brauchte zwei Jahre, um die Archivalien zu säubern und nach dem vorgeschriebenen Einheitsaktenplan zu sortieren. In dieser Zeit wurde immer wieder angekündigt, dass ein neuer Einheitsaktenplan in Bayern erstellt wird. Nach einem Jahr Verzögerung kam er. Der fast 240 Seiten umfassenden Einheitsaktenplan wurde auf die Wittislinger Vorkommnisse der Verwaltung reduziert. Dieses Wittislinger Einheitsaktenplandokument war unsere Grundlage.

Sortieren, beschriften, archivieren

Täglich wurde die Exel-Tabelle ergänzt mit der Einheitsaktenplannummer und dem Beschrieb des Inhaltes in der Archivschachtel.
Schon bald wurde erkannt, dass der neue wissenschaftliche Einheitsaktenplan Mängel hat. So haben wir unter den Hauptgebieten neue Nummern belegt.
Auf der anderen Seite des Dachbodens im Rathaus hat die Verwaltungsgemeinschaft angefangen, Ordner in Regalen abzustellen, unterschieden nach Sachgebieten. Es waren „laufende Akten“ der Verwaltung, die einer bestimmten Aufbewahrungsfrist unterliegen. Bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist entscheidet der Archivar, ob die Dokumente vernichtet werden können oder von der Registratur ins Archiv überführt werden müssen. Diese Vorschrift wurde Jahrzehnte nicht beachtet, so dass Teile der Registratur auch Archiv waren und Teile der archivwürdigen Unterlagen verschwanden.
Das gesamte Archivgut ist nun in vorgeschriebenen, säurefreien und stabilen Kartons untergebracht.
Es wurde ein weiterer Glücksfall für das Gemeindearchiv, als Franz Pöschel sich bereit erklärte, die EDV-Technik auf Vordermann zu bringen. Aus Kostengründen konnte der Archivraum im Feuerwehrhaus nicht an die EDV im Rathaus angeschlossen werden.
Die Archivalien und Bilder nahmen sehr schnell an Umfang zu. Franz Pöschel hat eine Programmierung erstellt, die keine Wünsche mehr offenlässt. Sozusagen mit Knopfdruck kann der Inhalt der Archivboxen mittels Stichworte oder über den Einheitsaktenplan angezeigt werden. Durch das Einscannen können die Unterlagen aufgerufen und ausgedruckt werden, ohne die Originale anfassen zu müssen. Angezeigt wird auch der Lagerort (Regal und Nummer) der Archivschachtel. 

Im neuen Archiv

Bürgermeister Thomas Reicherzer hat schnell und unbürokratisch die technischen Voraussetzungen ermöglicht.

Je tiefer man in die Archivierung einsteigt, umso deutlicher erkennt man den Teufel im Detail. Der vorgeschriebene Einheitsaktenplan erfasst nur die behördlichen Vorkommnisse. Er kennt keine Heimatgeschichte (Funde, Kriege, Vereine, Feste, Handwerk, Landwirtschaft, usw.). Zur besseren Übersicht wurden beide Bestände in einem Block vereint. So gibt es nur noch separat die Bestände der Sterbebilder und der Fotografien.
Ein Aufruf zur Mitarbeit im Archiv durch Amtsblatt und persönliche Ansprachen wurden von Erfolg gekrönt, denn es konnten weitere Freiwillige (Frau Barbara Alberati und Frau Birgit Hawner) gefunden werden. Das Team arbeitet mit festen Zeiten. Alles was neu ins Archiv kommt wird registriert, verwahrt und eingescannt. Seit dem Einzug im Jahre 2020 ins neue Archiv ist die Einrichtung auch Anlauf anderer Archive geworden. Im Mai 2025 wurde das Archivtreffen des Landkreises Dillingen in Wittislingen durchgeführt.
Alle Mitarbeiter sind ehrenamtlich tätig und bekommen für die Tätigkeit keinerlei Vergütung, obwohl es ein Pflichtaufgabe der Gemeinde ist.

Das gemeindliche Archiv ist im Feuerwehrhaus untergebracht und entspricht den zahlreichen Vorschriften für die Aufbewahrung von Archivgut. 

Büro- und EDV-Ausstattung
Die Bilder an der Wand sind von dem Wittislinger Künstler Anton Basler